BERAUSATU.ID, SAMARINDA – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) melakukan pemusnahan terhadap 4.479 berkas arsip yang sudah melewati masa retensi di Aula Eks Kantor Dispora Kaltim, di kompleks GOR Kadrie Oening, Samarinda, pada Selasa (5/11/2024).
Pemusnahan ini dilakukan menggunakan mesin pencacah setelah melalui tahapan verifikasi dan mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Pemusnahan arsip yang melibatkan dokumen-dokumen dari periode 2005 hingga 2011 ini bertujuan untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan arsip sekaligus meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip di Dispora Kaltim.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini menjelaskan bahwa proses pemusnahan ini adalah bagian dari upaya untuk memastikan bahwa hanya arsip yang relevan dan memiliki nilai guna yang tetap disimpan.
“Pemusnahan ini dilakukan untuk memberi ruang bagi arsip-arsip baru yang lebih relevan, serta memastikan pengelolaan arsip yang lebih efisien dan tertata,” kata Sri Wartini.
Pemusnahan ini bukan pertama kalinya dilakukan oleh Dispora Kaltim. Sejak dua tahun terakhir, pemusnahan arsip dilakukan secara bertahap dengan persiapan matang dari Tim Kearsipan Dispora.
Setiap berkas yang dimusnahkan telah melalui proses seleksi ketat dan verifikasi untuk memastikan hanya arsip yang memenuhi kriteria masa retensi yang dihancurkan.
*”Dengan bertambahnya jumlah kegiatan, tentu arsip yang harus dikelola juga semakin banyak. Oleh karena itu, kami mempersiapkan Depo Arsip yang lebih luas untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih baik ke depan,” jelas Sri Wartini.
Selain pemusnahan arsip, Dispora Kaltim juga menyerahkan 142 arsip statis bernilai sejarah kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim.
Arsip-arsip ini akan dikelola dengan lebih baik oleh DPK Kaltim, yang bertanggung jawab untuk memastikan arsip-arsip bersejarah ini tetap terjaga dengan baik.
Plt. Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, menegaskan pentingnya arsip sebagai instrumen kunci dalam memastikan keteraturan administrasi pemerintahan dan sebagai referensi dalam pemeriksaan serta pengawasan.
“Arsip bukan sekadar dokumen, melainkan rekam jejak perjalanan instansi. Pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk menciptakan tata kelola administrasi yang transparan dan akuntabel,” kata Anita.
Kegiatan ini juga menggarisbawahi pentingnya kesadaran setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dalam mengelola arsip dengan baik. Dengan mengusung slogan “Arsip Menyelamatkan Bangsa,” DPK Kaltim mendorong semua OPD untuk menyusun dan mengelola arsip secara sistematis guna mendukung kelancaran tugas pemerintahan dan pelayanan publik yang lebih efisien.(adv)